Wilt u dat uw bedrijf een formele of
informele sfeer ademt?
U gaat voor een formele setting met een professionele uitstraling. Mogelijk werkt u in een bedrijfssector waarbinnen u, uw bezoekers en collega’s aan bepaalde verwachtingen en verplichtingen moeten voldoen. Voor een optimale bezoekbeleving kunt u nadenken over de manier waarop bezoekers ontvangen en aangesproken worden en of dit in lijn is met wat u met de organisatie wilt uitdragen.
Formeel in een modern jasje. U ziet graag dat uw bezoekers correct ontvangen en netjes aangesproken worden, maar dat betekent niet dat iedereen strak in pak gekleed gaat. Om de perfecte balans te creëren tussen formeel en informeel is het dus belangrijk dat u de juiste accenten legt binnen de totale bezoekbeleving van uw bedrijf.
Jasje, dasje? Nou nee, doe maar gewoon een spijkerbroek en overhemd. U neigt meer naar een informele setting waar een losse en ongedwongen sfeer hangt. Voor een informele bezoekbeleving kunt u ook denken aan open flexruimtes waar iedereen kan werken en elkaar gemakkelijk kan aanspreken.
Houdt u van een creatieve of
no-nonsense uitstraling?
U lijkt meer te gaan voor een standaard uitstraling. En standaard betekent zeker niet saai! U neigt naar een verzorgde inrichting die plezierig is voor het oog, maar die niet té uitgesproken is. Om ervoor te zorgen dat uw bezoekers zich op hun gemak voelen, kunt u kiezen voor lichte kunst aan de muur, zachte radiomuziek in de wachtruimte én een lekkere kop koffie ter verwelkoming.
Een standaard uitstraling lijkt u prima te vinden, maar dan wel met een paar creatieve uitschieters die nét even dat beetje extra geven. Hierbij kunt u denken aan frisse en opvallende seizoensbloemen op de servicedesk of speciale thee en koffiesoorten in de kantine.
Voor u mag de inrichting opvallend en origineel zijn, misschien zelfs wel gedurfd! Voor een creatievere bezoekbeleving kunt u denken aan een opvallend interieur, inspirerende kunst of creatieve lunches en bijzondere koffies. Uw ideale bezoekbeleving is de spiegel van uw imago.
Bent u van een zelfvoorzienende of
servicegerichte aanpak?
Zelfvoorzienend
Servicegericht
Uit uw antwoorden blijkt dat u vertrouwt op de zelfredzaamheid van de medewerkers en bezoekers. Niets mis mee! Het kan tijd en geld schelen om uw kantoor zo in te richten dat u niet voor elke handeling een hostess hoeft in te schakelen. Hierdoor houdt zij tijd over voor oprechte aandacht aan de bezoekers. Bij zelfvoorzienend kunt u denken aan goede zelfservice zoals een automaat met kwaliteitskoffie en een watertank in de meeting room, maar ook aan digitale bezoekersregistratie bij de ontvangst.
Zelfvoorziening met soms wat extra bediening? Juist, u voelt voor beide opties wel wat. Hoewel u vertrouwt op de zelfredzaamheid van de medewerkers en bezoekers, zijn er momenten dat u nét even wat extra’s wilt geven, bijvoorbeeld qua catering tijdens een belangrijke meeting of het vooraf doorsturen van een alternatieve route als u weet dat er die week wegwerkzaamheden in de omgeving zijn.
Goede service staat bij u hoog in het vaandel. En geef u eens ongelijk! Service is een belangrijk onderdeel van de bezoekbeleving. De hostess speelt hierin een grote rol. Voor een optimale service is het belangrijk dat zij op de hoogte is van de situatie en de wensen van de bezoekers. Warme zomerse dag? De hostess kan hierop inspelen door alvast de airconditioning in de meeting room aan te zetten en een verfrissende kan water met citroen te brengen.
Neigt u naar een comfortabele of
functionele setting?
U gaat graag voor eenvoud: less is more. Dat betekent niet dat het uw bezoekers aan iets ontbreekt, maar u laat de toeters en bellen liever achterwege. Denk voor een optimale bezoekbeleving ook eens aan goed zittende stoelen in de wachtruimte en een meeting room met prettig afgesteld licht voor een optimale focus.
Wat u betreft mag functioneel met comfortabel aangevuld worden. Wist u dat comfort ‘m vaak al in de kleine dingen zit? Denk bijvoorbeeld aan een schaal met vers fruit in de lobby.
Als u het doet, doet u het goed! U laat uw bezoekers zich graag de koning te rijk voelen. Dat kan bijvoorbeeld door comfortabel meubilair, die relaxte bank met zachte kussens en het brede assortiment magazines op de leestafel. Maar voor een extra comfortabele bezoekbeleving kunt u ook denken aan grote spiegels en mooie belichting in de toiletten.
Bent u meer van de persoonlijke of
zakelijke benadering?
In tijden van automatisering lijkt u het menselijke aspect niet verloren te willen laten gaan. Een persoonlijke benadering kan tenslotte heel vertrouwd voelen voor uw bezoekers. Binnen uw bedrijf worden bezoekers onthaald en de hostess maakt altijd een vriendelijk praatje. Wilt u de bezoekbeleving nóg persoonlijker maken? Denk dan ook eens aan het aanspreken van de medewerkers en (vaste) bezoekers bij naam.
U gaat voor de gulden middenweg. Enerzijds wilt u inspelen op de kansen die nieuwe technologie biedt en anderzijds wilt u de persoonlijk touch niet kwijtraken. Gelukkig zijn beiden goed te combineren. Bijvoorbeeld door kentekenherkenning bij de slagboom op de parkeerplaats zodat de juiste bezoekerspassen al bij de servicedesk klaarliggen. Of een flatscreen bij de uitgang met de laatste actuele reisinformatie, waar de hostess uw bezoeker bij vertrek op kan wijzen.
Met uw zakelijke instinct gaat u voor een effectieve aanpak. Door nieuwe en slimme technologie kunt u tijd en geld besparen, maar ook betere service bieden. Bijvoorbeeld door kentekenherkenning bij de slagboom op de parkeerplaats of een flatscreen bij de uitgang met de laatste actuele reisinformatie.
